Comment créer une organisation de travail performante à distance comme au bureau ?

En cette période exceptionnelle liée au Covid-19, nous sommes obligés de mener des projets de nos domiciles. Ce changement d’organisation nous pousse à nous demander comment collaborer ensemble lorsque l’on est à distance. Si certaines entreprises proposent du télétravail depuis plusieurs années, d’autres n’avaient pas encore modifiées leur organisation pour collaborer aussi bien au bureau qu’à distance.

Pourtant, avec les obligations actuelles, collaborer à distance devient incontournable. Qris France est votre allié pour penser, avec vous, la meilleure organisation avec les outils adaptés à vos besoins.

Ce moment, exceptionnel pour nous tous, est un challenge mais aussi une opportunité pour créer les entreprises de demain.

Qris France vous propose aujourd’hui un guide pratique pour comprendre les enjeux d’une entreprise aussi performante au bureau qu’à distance.

1. LES BESOINS INFORMATIQUES

Hardware

Ordinateur, tablette et smartphone : le télétravail exige d’être équipé techniquement. Tous vos salariés ne sont pas forcément équipés pour travailler à domicile. Ils peuvent avoir qu’un seul ordinateur pour la famille. Il est indispensable que tous vos salariés disposent des outils informatiques nécessaires à leur activité.

Vous devez aussi discuter avec vos salariés pour savoir s’ils disposent d’un bureau et d’une chaise adaptés pour travailler toute une journée à domicile. En effet, travailler sur un tabouret ou sur le canapé peut présenter des contraintes physiques pour vos équipes.

Des conditions de travail confortables favorisent un travail efficace à domicile.

Software

Vous devez également donner accès à des logiciels de travail collaboratif et de partage de documents.

Ce que nous pouvons retirer de cette situation du COVID-19, c’est que travailler avec des outils en ligne facilite vraiment le quotidien des entreprises.

Beaucoup d’outils numériques existent pour gérer votre entreprise. Nous vous proposons de les classer par fonction pour faciliter leur présentation :

Des outils de travail collaboratif et de partage de fichier

Vous pouvez accéder à vos documents, notes, logiciels de partout dans le monde et vous pouvez partager votre travail facilement.

Pour travailler efficacement à distance avec vos équipes, des outils comme Office 365 ou G suite vous permettent de rédiger vos documents, tableurs et présentation tout en les stockant en ligne pour un partage simple et rapide. Vous rédigez des documents à plusieurs et vous évitez d’avoir plusieurs versions d’un même document

Des outils de visioconférence

Vous avez également besoin d’outils de visioconférences pour organiser vos réunions.

Selon l’organisation de votre entreprise, certains solutions sont plus adaptées que d’autres mais l’objectif est le même : Des vidéos courtes et régulières dans la semaine permettent de créer une dynamique d’équipe et de garder le lien social dans votre entreprise.

Des outils de planification

Des applications vous aident aussi à planifier des rendez-vous qui conviennent aux emplois du temps de tout le monde

Vous pouvez centraliser les événements et connaître les disponibilités de chacun avec des outils de calendrier coopératif.

Des outils de gestion de projet

La gestion des objectifs et des missions de chacun est plus facile à manager si vous disposez d’outils où vous centraliser les informations. Il y a de nombreuses options dans le domaine qui vous faciliteront le quotidien à domicile mais aussi au bureau.

Des outils de messagerie instantanée

Des outils de messagerie sécurisée permettent à vos équipes de communiquer rapidement sans risquer la perte de données confidentielles sur votre entreprise ou vos clients.

Des outils de partage de fichiers

Certains fichiers sont trop volumineux pour les envoyer par email. Qris France vous conseille sur les meilleurs solutions pour transférer des documents volumineux de manière rapide et sécurisée entre les membres de votre entreprise.

2. L’ORGANISATION DU TRAVAIL

Les rituels et repères temporels

Le principal risque en travaillant de chez soi est perdre la notion du temps. Dans un sens ou dans l’autre, vos équipes peuvent rencontrer des difficultés à organiser leur journée et leur travail.

C’est important de maintenir un cadre pour faciliter le travail de chacun.

Pensez à faire des pauses régulièrement dans la journée et surtout à faire une vraie pause pour le déjeuner. Les rituels sont importants pour créer un rythme dans votre journée. Généralement, nous n’accordons pas assez d’importance aux rituels, pourtant, c’est un outil puissant pour développer une discipline et une rigueur dans le travail.

Des horaires de travail fixes et des points d’équipe réguliers en visioconférences peuvent vous aider dans cette mission.

Exemple : des vidéos courtes pour saluer vos équipes et présenter les objectifs de la journée ou de la semaine.

Pensez à garder le lien avec vos équipes. Vous êtes le capitaine du navire et vous devez leur rappeler que vous maintenez le cap. Il ne faut qu’ils se sentent perdues ou abandonnées à leur propre sort.

L’avantage de la vidéo est que le niveau d’attention est plus important. Il y a une plus grande implication émotionnelle car chacun est vue par l’autre.

Ce contact visuel est essentiel pour maintenir le lien social et l’esprit d’équipe.

Il est aussi important d’enregistrer les vidéos pour permettre à chacun de les revoir s’ils ont des doutes ou s’ils ont oubliés certaines consignes pour la semaine.

La gestion des objectifs

Le travail à distance présente une différence majeure. Il ne s’agit pas de travailler 35 heures par semaine mais de produire une quantité de travail par semaine.

C’est avec ce nouvel élément que vous devez fixer les objectifs de vos équipes.

Vous pouvez leur attribuer des objectifs prioritaires et des objectifs secondaires. L’essentiel est d’apprendre à prioriser et à s’organiser pour délivrer une certaine quantité de travail dans la semaine.

Il faut prendre en considération que vos équipes ne seront pas dérangées par les demandes des collègues, le bruit des bureaux et autres distractions. Cependant, certains peuvent se retrouver à gérer des enfants dont les écoles sont fermées.

Le contrôle du travail

L’un des plus grands freins à la mise en place du télétravail est le contrôle du travail des salariés.

Moins d’un tiers des français travaillent régulièrement depuis leur domicile en France. Un élément qui rend cette situation extraordinaire pour un grand nombre de salariés mais aussi de managers.

Comment « contrôler » le travail des salariés s’ils ne sont pas au bureau. En France, il y a cette peur qu’un salarié en télétravail profite de cette organisation pour moins travailler.

Cette peur est liée à la pensée que le travail se compte en heures de présence et non en quantité de travail fournie.

Si vous voulez manager vos équipes efficacement et à distance, il faut apprendre à travailler sur des objectifs mesurables et quantifiables.

De plus, ce temps de télétravail imposé peut être utilisé comme une opportunité pour apprendre à faire confiance à ses salariés.

Maintenez le lien social

C’est peut-être l’aspect le plus difficile dans ces temps de confinement. En temps normal, des personnes qui travaillent à distance peuvent se retrouver dans des espaces de co-working pour retrouver une ambiance de travail et du lien social pendant la journée puis aller boire un verre en ville avec des amis en fin de journée.

En ce moment, nous devons tous rester chez nous. Les seuls moments de lien social ont lieux pendant que nous faisons nos courses. C’est difficile sur le plan humain.

Une solution très répandue en ce moment pour lutter contre l’isolement et la solitude, c’est l’apéro en visioconférence.

N’hésitez pas à organiser chaque semaine un temps convivial avec vos collègues et/ou amis pour partager un verre de vin et quelques chips tout en racontant vos histoires de la semaine.

Ces moments d’échanges légers sont importants pour se détendre et tenir la distance.

Vous êtes intéressés par la mise en place de cette application pour votre entreprise ?

Avec Qris France, vous n’avez pas besoin de matériel, toutes nos solutions s’installent à distance et directement sur vos ordinateurs.

Pour en savoir plus, contactez-nous par email en cliquant ici,

ou par téléphone : +33 (0)1 48 22 42 30

Merci pour votre lecture.

L’équipe de Qris France.